PERSONDATAPOLITIK FOR SCANPHARM A/S

  1. Generelt
    1. Denne Persondatapolitik (”Politik”) er gældende for samtlige de oplysninger, som du giver til os, og/eller som vi indsamler om dig, enten som led i et kundeforhold, som bruger af vores produkter, herunder ved henvendelser om bivirkninger og reklamationer samt i rekrutteringsøjemed. I Politikken kan du læse mere om, hvilke oplysninger vi indsamler, hvordan vi håndterer dine oplysninger og hvor længe, vi opbevarer oplysninger om dig m.m. Du bør læse denne Politik og henvende dig til os, såfremt der er oplysninger i Politikken, som du ikke kan acceptere. På vores hjemmeside (www.scanpharm.dk) vil du til enhver tid kunne finde den gældende version af Politikken.
  2. Dataansvarlig
    1. Den dataansvarlige Virksomhed for Behandling af dine Personoplysninger er:

Scanpharm A/S 

Topstykket 12

3460 Birkerød

Danmark

45822022

scanpharm@scanpharm.dk

CVR-nr. 16279099 

(Herefter ”Virksomheden”)

    1. Den overordnede retlige ramme for vores Behandling af personlige oplysninger er Europa-Parlamentets og Rådets Forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med Behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF med tilhørende regulering. I tillæg hertil kommer den lov, som er vedtaget på baggrund af forslag til lov om supplerende bestemmelser til forordning om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger fremsat den 25. oktober 2017.
    2. Alle spørgsmål vedrørende nærværende Politik, Behandlingen af dine oplysninger samt mistanke om manglende overholdelse skal i første omgang rettes til Louise Wenneke på lw@scanpharm.dk eller 45999220.
  2. Definitioner
    1. Nedenfor følger definitioner af visse af de væsentligste persondataretlige begreber:
Personoplysninger Enhver for form information om en identificeret eller identificerbar fysisk person. Det vil sige alle oplysninger, som direkte eller indirekte, alene eller i kombination, kan identificere en bestemt fysisk person.
Dataansvarlig Den fysiske eller juridiske person, offentlige myndighed, institution eller et andet organ, der alene eller sammen med andre afgør til hvilke formål og med hvilke hjælpemidler der må foretages Behandling af Personoplysninger.
Databehandler Den fysiske eller juridiske person, offentlige myndighed, institution eller et andet organ, der behandler Personoplysninger på den Dataansvarliges vegne.
Behandling Enhver aktivitet eller række af aktiviteter som involverer brug af Personoplysninger, fx indsamling, registrering, systematisering, ændring af, søgning i, sammenstilling, overladelse eller videregivelse til personer, myndigheder, selskaber m.v. uden for Virksomheden.
Særlige Kategorier af Personoplysninger Oplysninger om race eller etnisk oprindelse, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning eller fagforeningsmæssigt tilhørsforhold, genetiske data, helbredsoplysninger eller oplysninger om en fysisk persons seksuelle forhold eller seksuelle orientering samt oplysninger i form af biometriske data, såfremt biometriske data behandles med det formål entydigt at identificere en fysisk person (følsomme oplysninger).
Persondataforordningen Europa-Parlamentets og Rådets Forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF med tilhørende regulering.
Databeskyttelsesloven Den lov, som er vedtaget på baggrund af forslag til lov om supplerende bestemmelser til forordning om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger (L68) (databeskyttelsesloven) fremsat den 25. oktober 2017.
  1. Formål med Behandlingen af dine Personoplysninger
    1. Afhængig af om du er kunde (eller arbejder hos en kunde) hos os, bruger af vores produkter, bruger af vores hjemmeside, eller interesseret i ansættelse hos os, er vi måske forpligtede til at behandle dine Personoplysninger eller det er nødvendigt for os at behandle dine Personoplysninger i et sådant omfang, at vi dels kan give dig de ydelser, du efterspørger, og at vi dels kan leve op til de forpligtelser, vi har som virksomhed. Dette gælder både ved håndtering af dine eventuelle køb af ydelser, henvendelser om eventuelle bivirkninger og reklamationer og henvendelser omkring ansættelse.
  2. De personoplysninger, som vi behandler om dig
    1. Disse oplysninger indsamler vi direkte fra dig:
      1. Når du er kunde (eller arbejder for en kunde) hos os, kan vi indsamle vi følgende almindelige Personoplysninger fra dig: Navn, adresse, postnummer, by, telefonnummer og/eller e-mailadresse.
      2. Når du henvender dig med generelle spørgsmål på vores generelle virkomhedsmail: scanpharm@scanpharm.dk, indsamler vi almindelige Personoplysninger fra dig, som måtte fremgå af din henvendelse, fx navn, adresse, postnummer, by, telefonnummer og/eller e-mailadresse.
      3. Når du henvender dig i rekrutteringsøjemed, herunder ved uopfordret ansøgning, indsamler vi almindelige Personoplysninger fra dig, som måtte fremgå af din henvendelse, fx navn, adresse, postnummer, by, telefonnummer og/eller e-mailadresse.
      4. Vi indsamler som udgangspunkt ingen Særlige Kategorier af Personoplysninger (følsomme oplysninger) om dig, men i de tilfælde, hvor din henvendelse relaterer sig til bivirkninger og/eller reklamation over et af de lægemidler, som vi måtte markedsføre, kan vi indsamle oplysninger om helbred. I den forbindelse kan vi ligeledes indsamle CPR-nr.
    2. Disse Personoplysninger indsamler vi fra andre om dig:
      1. I nogle tilfælde er det nødvendig for os at indsamle Personoplysninger om dig fra andre. Det kan eksempelvis være fra læger, der henvender sig til os omkring bivirkninger, som et lægemiddel, som vi markedsfører, har påført dig. Vi indsamler disse oplysninger med henblik på at sikre fyldestgørende bivirkningsovervågning i henhold til særlovgivning.
  3. Sådan behandler vi dine Personoplysninger
      1. Helt konkret bruger vi dine Personoplysninger til flere forskellige formål afhængig af, om du er kunde (eller arbejder for en kunde) hos os, bruger af vores hjemmeside, henvender dig i relation til bivirkninger og/eller reklamation over et af de lægemidler, som vi markedsfører, eller henvender dig i rekrutteringsøjemed.
      2. Er du kunde (eller arbejder hos en kunde) hos os, anvender vi dine Personoplysninger til at:
  • fremsende ordrebekræftelser og/eller fakturaer til dig; og
  • svare på dine eventuelle spørgsmål og efterkomme dine anmodninger;
      1. Relaterer din henvendelse sig til bivirkninger og/eller reklamation over et lægemiddel, som vi markedsfører, anvender vi dine Personoplysninger til at:
  • sikre fyldestgørende bivirkningsovervågning i henhold til særlovgivning.
      1. Drejer din henvendelse sig om ansættelse, anvender vi dine Personoplysninger til at:
  • svare på din henvendelse og eventuelle spørgsmål; og
  • vurdere mulighed for ansættelse.
  1. Hvad er vores behandlingsgrundlag, når vi behandler oplysninger om dig?
    1. Når du bliver kunde hos os eller indgår en anden form for aftale med os, så behandler vi dine almindelige Personoplysninger til netop det pågældende formål. Vi kan også behandle dine almindelige Personoplysninger, hvis du fx har en forespørgsel eller lignende, som går forud for din beslutning om at indgå en aftale med os. Det juridiske grundlag for Behandling af dine Personoplysninger er Persondataforordningens artikel 6, stk. 1 (b), idet Behandlingen af dine oplysninger er nødvendig for, at vi kan opfylde vores aftale med dig eller for, at vi kan håndtere forespørgsler og lignende forud for din eventuelle indgåelse af en aftale med os. 
    2. Såfremt du afgiver eller har afgivet almindelige Personoplysninger, herunder oplysning om dit Cpr-nr., i relation til en henvendelse om bivirkninger og/eller reklamation over et lægemiddel, som vi markedsfører, så er grundlaget for vores Behandling Persondataforordningens artikel 6, stk. 1 (f).
    3. Såfremt du afgiver eller har afgivet Særlige Kategorier af Personoplysninger (følsomme oplysninger) til os, fx oplysninger om dit helbred, så er grundlaget for vores Behandling Persondataforordningens artikel 9, stk. 2 (i). Behandlingen af de følsomme oplysninger i forbindelse med henvendelser i relation til bivirkninger og/eller reklamationer over et af de lægemidler, som vi markedsfører, er nødvendig af hensyn til samfundets interesser inden for folkesundheden som f.eks. beskyttelse mod alvorlige grænseoverskridende sundhedstrusler eller til sikring af høje standarder vedrørende kvalitet og sikkerhed inden for sundhedspleje og medicinske produkter og medicinsk udstyr. 
    4. Såfremt du afgiver almindelige Personoplysninger i forbindelse med i henvendelse vedrørende ansættelse, er grundlaget for vores Behandling din anmodning om vores Behandling af din ansøgning (inkl. cv) forud for indgåelse af en ansættelseskontrakt samt dit samtykke.
    5. I visse tilfælde er vi også retligt forpligtet til at behandle Personoplysninger om dig. Det kan fx være til brug for dokumentation af transaktionsspor og lignende i medfør af reglerne i bogføringsloven. Vi skal blandt andet gemme regnskabsmateriale i fem år fra afslutningen af det regnskabsår, som regnskabsmaterialet vedrører. 
  2. Deling af dine Personoplysninger
    1. Vi kan dele dine Personoplysninger med de leverandører og samarbejdspartnere, som bistår os fx med udførelsen af din ordre, eller som bistår os med vores IT-drift, bivirkningsovervågning mv. Det betyder, at vi kan dele dine oplysninger med eksempelvis vores tekniske support, bivirkningsovervågningssupport og vores bank. 
    2. Vi har også mulighed for at dele dine oplysninger med vores koncernforbundne selskaber, i det omfang, at dette er lovligt. 
    3. I tillæg til ovenstående så deler vi dine oplysninger i det omfang, vi er forpligtede hertil, fx som følge af krav om indrapportering til offentlige myndigheder som fx SKAT.
  3. Opbevaring og sletning af dine Personoplysninger
    1. Vi opbevarer dine Personoplysninger efter nedenstående regler:
    2. Er du kunde hos os, vil vi som udgangspunkt opbevare dine Personoplysninger i op til 11 år fra afslutningen af det regnskabsår, som din henvendelse vedrører, dog i visse tilfælde i op til 11 år fra afslutningen af det pågældende samarbejdsforhold, herunder ved kontraktophør mv.
    3. Er din henvendelse relateret til bivirkninger og/eller reklamation over et lægemiddel, som vi markedsfører, vil vi opbevare dine Personoplysninger i minimum 11 år efter ophør af den relevante markedsføringstilladelse. 
      1. Er du jobansøger og fører din henvendelse ikke til ansættelse, vil vi som udgangspunkt opbevare dine Personoplysninger i op til seks måneder efter, at du har fået besked om afslag; dog kan længere opbevaring konkret aftales med dig. 
  1. Dine rettigheder
    1. Indsigt
      1. Du har ret til at få indsigt i de Personoplysninger, som vi behandler om dig. Ved at skrive til os (på ovenstående adresse – se under pkt. 2.1) kan du anmode om indsigt i de Personoplysninger, som vi har registreret om dig, herunder de formål, som oplysningerne er indsamlet til. Vi vil efterkomme din indsigtsanmodning så hurtigt som muligt.
    2. Berigtigelse og sletning 
      1. Du har ret til at anmode om korrektion, supplerende Behandling, sletning eller blokering af de Personoplysninger, vi behandler om dig. Vi vil efterkomme din anmodning så hurtigt som muligt, i det omfang det er nødvendigt. Hvis vi  – af en eller anden grund – ikke kan imødekomme din anmodning, kontakter vi dig. 
    3. Begrænsning af Behandling
      1. Du har – under særlige omstændigheder – ret til at få begrænset Behandlingen af dine personlige oplysninger. Kontakt os venligst, hvis du ønsker en begrænsning af Behandlingen af dine Personoplysninger. 
    4. Dataportabilitet 
      1. Du har – under visse omstændigheder – ret til at modtage dine Personoplysninger (kun oplysninger vedrørende dig selv, som du selv har givet os) i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format (dataportabilitet). Kontakt os venligst, hvis du vil udnytte muligheden for dataportabilitet.
    5. Indsigelsesret
      1. Du har ret til at bede os om ikke at behandle dine personlige oplysninger i de tilfælde, hvor Behandlingen er baseret på artikel 6, stk. 1 (e) (opgave i samfundets interesse eller offentlig myndighedsudøvelse) eller artikel 6, stk. 1 (f) (legitim interesse). Det fremgår af nærværende Politik i hvilket omfang, vi behandler dine oplysninger til sådanne formål. Du kan til enhver tid udøve retten til indsigelse ved at kontakte os.
    6. Tilbagekaldelse af samtykke 
      1. Hvis Behandlingen af dine Personoplysninger er baseret på dit samtykke, har du til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage. Din tilbagetrækning påvirker ikke lovligheden af den Behandling, der blev gennemført, før du trak dit samtykke tilbage. Kontakt os venligst, hvis du ønsker at tilbagekalde dit samtykke.
    7. Du kan skrive til lw@scanpharm.dk for at gøre brug af én eller flere af ovenstående rettigheder. 
    8. Der kan være betingelser eller begrænsninger knyttet til udnyttelsen af ovennævnte rettigheder. Det er derfor ikke sikkert, at du for eksempel har ret til dataportabilitet i det konkrete tilfælde – det afhænger af de særlige omstændigheder for den pågældende behandlingsaktivitet.
  2. Eventuelle konsekvenser ved ikke at afgive Personoplysninger
    1. Såfremt du er forpligtet til at give oplysninger om dig selv til os, så vil det fremgå dér, hvor vi indsamler oplysningerne. Hvis du ikke vil afgive de Personoplysninger, som vi beder om, så kan det have den konsekvens, at vi ikke kan levere de tjenester til dig, som du efterspørger, gennemføre dine ordrer etc. 
  3. Sikkerhed
    1. I Virksomheden er vores Behandling af Personoplysninger underlagt vores IT- og Sikkerhedspolitik. Vores IT- og Sikkerhedspolitik indeholder ligeledes regler for gennemførelse af risikovurdering og konsekvensanalyse af eksisterende, samt nye eller ændrede behandlingsaktiviteter. Vi har implementeret interne regler og procedurer for opretholdelse af passende sikkerhed fra det tidspunkt, hvor vi indsamler Personoplysninger frem til sletning, ligesom vi alene overlader vores Behandling af Personoplysninger til Databehandlere, som opretholder et tilsvarende passende sikkerhedsniveau.
    2. Vi kan overlade Behandling af Personoplysninger til følgende Databehandler(e):

IT3 A/S, Bannebjergvej 16, 3230 Græsted, Danmark, CVR-nr. 20768703; i relation til servicering af IT- og server-systemer.

  1. Klage til tilsynsmyndighed
    1. Hvis du er utilfreds med vores Behandling af dine Personoplysninger, kan du klage til det danske datatilsyn:

Datatilsynet, Borgergade 28, 5. sal, 1300 København K., Danmark, telefon 3319 3200, e-mail: dt@datatilsynet.dk

  1. Opdatering af denne Politik
    1. Virksomheden er forpligtet til at overholde de grundlæggende principper om beskyttelse af Personoplysninger og databeskyttelse. Vi gennemgår derfor regelmæssigt denne Politik for at holde den opdateret og i overensstemmelse med gældende principper og lovgivning. Denne Politik kan ændres uden varsel. Væsentlige ændringer af Politikken vil blive offentliggjort på vores hjemmeside sammen med en opdateret version af Politikken.
    2. Eventuelle ændringer, vi måtte foretage i nærværende Politik i fremtiden, vil blive offentliggjort på denne side og kan eventuelt blive meddelt dig via e-mail.
Print Friendly, PDF & Email